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2009年12月27日 (日)

受注台帳

毎年この時期になると翌年の“受注台帳”を作る。

Photoと言っても左の画像のような簡単なもので、Wordで作ったデータの「受注番号」の部分を識別のため新しい番号に変えて必要な枚数を打ち出すだけ。

この仕事を始めた20年前は手書きでこしらえていたのだが、ある時期Excelファイルで台帳管理するようにした。ところがExcelというのはデータを流動的に扱う(たとえば表やグラフを作る、統計データをこしらえるといった後加工する場合)には最適なのだが、台帳のような、一度書いてしまうと、基本的に後で手を加えることがないというデータにはあまり適していないのと、私のような個人翻訳者の場合、仕事1件ごとにいろいろと例外的な事柄があり、それをExcelの画面でこねくり回すのは少々面倒くさく、何よりも一画面に全項目が表示できないので扱い難い。また、複数の仕事が同時進行中の場合、全体の流れを把握し難い。

結局、紙の台帳に戻った次第。今は、元となるデータをワープロデータとして保存していて、12月の末頃になると翌年分をプリントアウトするようにしている。台帳の対象とする時期も、以前は4月開始翌年3月終了というように会計年度に合わせていたのだが、特に受注番号を会計年度にシンクロさせる意味もないので、10年位前から現在の1月1日スタートにした。

左右のページを1枚の紙の表と裏に印刷し、パンチ穴を空け、2穴ファイルに綴じて使っている。紙は市販のコピー用紙だと裏映りしてしまうので、“四六版90kg”という厚手の用紙をA4サイズに断裁して使っている。おそらく銀座の伊東屋や東急ハンズ、或いは大きな文房具屋に行けば手に入ると思う。

各記入欄の使い方は次のようになっている。

  1. 【受注番号】
    1年ごとの通し番号で、客から預ったデータや翻訳したファイルなども、すべてこの番号に基づいて作ったフォルダーで管理する。また受注件数が一目で分かる。
  2. 【エージェント/クライアント】
    発注者名を記入する。「エージェント」とは翻訳会社、「クライアント」はメーカーなど翻訳会社以外の発注者の意味。
  3. 【担当】
    文字通り、エージェント/クライアントの担当者のこと。
  4. 【ソースクライアント/件名/発注番号】
    発注者が翻訳会社の場合、ここにその大元のクライアント名を書く(例:マイクロソフトなど)。「件名」はそのジョブの内容が分かる簡単な説明である場合もある。或いは原稿のタイトルをそのまま書くことも。「発注番号」は、ほとんどの翻訳会社がジョブごとに固有の発注番号を付けているので、それを記入する。請求書作成の際、その番号が必要になる。
  5. 【分野/文書タイプ】
    翻訳文の対象分野で、私の場合「1 広告/マーケティング」、「2 自動車」などと番号を決めている。「文書タイプ」は「A マニュアル」などアルファベットで表す。“コンピュータ分野のマニュアル”なら“3A”となる。
  6. 【作業内容】
    「英日訳」か「日英訳」か、或いは「その他」(訳文チェック、テクニカルライティングなど)をここに記入する。
  7. 【日付】
    左から、受注した日、客先と約束した納品日、実際の納品日、請求書日付、翻訳料の入金予定日と実際の入金日である。
  8. 【金額】
    “翻訳料”、“消費税”、“合計額”を書けるよう3段にしてある。
  9. 【カウント/単価】
    「ワード数」は、現在翻訳会社の大半が取り入れている“インプットベースの支払方法”で基準となる“原稿のワード数”であり、「文字数」は一部の翻訳会社やソースクライアントが使っている、“できあがった訳文の文字数”―つまり“アウトプットベースの支払方法”の場合に使用する。また、ごく一部の翻訳会社ではまだ“400字詰め原稿用紙の枚数換算”で支払額を決めているところがあるので、そのための欄。
    左の「金額」欄とこの「カウント/単価」をしっかり記入しておけば、請求書はこの台帳を見るだけで作成できる。
  10. 【TM】
    これは「Translation Memory」の意味。今では“Trados使用”が前提条件の仕事が大半であるため、将来どのTMを使用したかが分かるよう、ここにメモしておく。「去年の今頃お願いした年次レポートの翻訳です」などという時、1年前にどのTMを使ったが分かると、翻訳作業の質と効率が大幅に良くなることがある。

以上が記入欄の意味だが、記入する際は、臨機応変に書いたり消したりができるようエンピツを使っている。この台帳一つで、日々の受注→翻訳作業→納品→請求書作成→入金管理までの作業を十分コントロールすることができる。

さて来年の受注番号だが、何番まで印刷しようかと迷った末、希望も込めて「139」までとした。果たしてそれだけの件数を受注できるのか―来年は少し“セールス”にも精を出さねばと思っている。

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